«Система управления бизнесом - это набор инструментов для планирования и реализации политик, практик, руководств, процессов и процедур, которые используются при разработке, развертывании и выполнении бизнес-планов и стратегий, а также всех связанных с этим управленческих мероприятий» - Юридический словарь Блэка, 2-е изд.

Системы управления бизнесом (BMS) великолепны в теории. Они предлагают вам инструменты и стратегии для документирования ваших бизнес-процессов и определения того, как вы работаете. Они являются стандартным методом для достижения последовательности и качества во всем, что вы делаете.

Но что, если никто никогда не использует инструменты, которые вы внедрили, или документы, которые вы создаете с их помощью? Что, если к ним нельзя получить легкий доступ, или они слишком сложны или подробны, чтобы быть полезными в повседневном ведении бизнеса? Что если система создается с огромными затратами и на нее больше не ссылаются?

В конце концов, система управления бизнесом ценна только в том случае, если она проста в использовании, полезна и узнаваема в качестве того, «каким образом работает ваша компания».

Цель BMS должна заключаться в том, чтобы поместить ваши бизнес-процессы в центр внимания вашей рабочей силы.

Именно система качества должна гарантировать, что все в вашей компании видят, как вы делаете определенные вещи и почему. Вы должны продемонстрировать свою приверженность ценностям, воплощенным в ISO 9001 и многих других стандартах.

Это не должна быть какая-то папка со статическими документами, которые куда-то спрятаны и никогда не просматриваются, скорее, это должно быть некое динамическое ядро вашей компании.

Вот где становится уместным графический подход управления бизнесом.

В этом руководстве вы найдёте объяснение тому, почему и как вы должны приступить к документированию ваших бизнес-процессов и процедур в графической форме, что позволит сделать их центральным элементом вашей работы.

В нем будет рассмотрено, как графический подход может помочь «воплотить в жизнь» всю систему качества вашей компании, способствуя постоянному улучшению, а также предоставляя вашему бизнесу неуловимое конкурентное преимущество.

Зачем вам нужна система управления бизнесом?

Когда бизнес небольшой, всем известно то, как он работает.

Команде не нужно документировать, что они делают, потому что они просто «знают», как это сделать. И они так тесно сотрудничают, что всегда могут адаптироваться и импровизировать для решения новых задач. Но по мере роста бизнеса становится все труднее, и ,фактически, невозможно работать таким образом.

По мере расширения, изменения и рассредоточения команд ценные знания и опыт могут исчезнуть. В то же время, существует риск повторения старых ошибок и усиления неэффективности.

Существует переломный момент, когда уже недостаточно просто «знать» лучшую практику, вам нужно начать официально документировать и делиться ею, или вы рискуете полностью потерять эти идеи и начать все заново.

Внедрение системы управления бизнесом - это не создание нового слоя бюрократии для растущей компании, а создание динамичной базы знаний, на которой можно построить весь будущий успех.

Трудности перехода от стартапа к расширению бизнеса

Обычно в компаниях, которые стараются перейти от стартапа к повышению статуса своего бизнеса, наблюдается низкий уровень успеха. Как отметила Шерри Куту, председатель Института ScaleUp, только небольшая группа стартапов достигла значительного роста доходов - только у одного процента компаний продажи превысили 1 миллион фунтов стерлингов через шесть лет после начала их бизнеса.

Для тех компаний, которые уже поставили успешный продукт на рынок и находятся в периоде роста, задача будет заключаться в том, чтобы расширять свои предложения и клиентскую базу, одновременно, раз за разом, предоставляя клиентам одинаковый уровень качества.

Но достичь этого отнюдь не так просто.

Приступая к новым и сложным проектам, вам может оказаться куда сложнее повторить тот же уровень качества в большем масштабе. Это может случиться из-за того, что у вас прежде никогда не было времени, чтобы по-настоящему задуматься или управлять тем, как ваш бизнес «делает определенные вещи».

Без хорошо понятого набора бизнес-процессов, регулирующих поставку вашего конечного продукта, внезапный всплеск роста может привести к перегрузке систем, разработанных специальным образом.

Временные рамки могут начать сдвигаться, выполнение может становиться все более хаотичным, и может возникнуть путаница.

Для чего существуют системы управления бизнесом

Именно поэтому существуют официальные системы управления бизнесом, которые помогают компаниям находить способы определять, документировать и внедрять передовой опыт во всем, что они делают.

Они предназначены для того, чтобы помочь вам документировать, как вы ведете бизнес, выявляя недостатки, повышая эффективность бизнеса и повышая эффективность персонала по мере роста.

Система управления бизнесом может быть внедрена внешними консультантами или внутренними командами, используя стандартное офисное программное обеспечение или специалиста, или же собственные решения. Эти решения различаются по степени их стоимости и сложности, некоторые требуют установки неких приложений, а другие предлагают более легкий подход.

Но, каким бы образом вы не решили это сделать, внедрение BMS - важный шаг в развитии вашего бизнеса. Это означает, что вы начнете развивать общее понимание всего, что вы делаете как компания. А также, что вы разрабатываете общий «язык» или «систему» для обеспечения качества в вашей организации.

Не стоит забывать, что разработка именно такой системы качества является ключевым требованием для ISO 9001, ISO 13485 и многих других стандартов.

Документирование бизнес процессов

Одна из основных функций хорошей BMS - это предоставление инструментов для записи, анализа и постоянной оптимизации ваших бизнес-процессов.

С практической точки зрения, это означает определение и документирование того, что представляет собой каждая бизнес-задача и как ее следует выполнять.

Будь то с помощью блок-схем или подробных документов, любая BMS должна помогать записать необходимые входные данные и ожидаемые результаты каждого процесса в бизнесе. Это должно помогать предприятию документировать требования и зависимые аспекты каждой части вашей работы. Это должно помочь вам определить, каким образом вы “делаете вещи”.

Созданные вами диаграммы и документы позволят новым участникам ваших рабочих процессов быстрее понять, как вы работаете. Они помогут и текущему персоналу понять, а также оптимизировать существующие процедуры для обеспечения более высокого качества. Кроме того, это даст вам возможность выявить пробелы и упущения в различных процессах, которые ведут к ошибкам и растрате. Всё это также поможет снизить риск возникновения проблем и повысить эффективность вашего бизнеса.

В конечном итоге, все эти инструменты должны сэкономить вам деньги и сделать вашу компанию более продуктивной.

Создание системы качества

Цель состоит в том, чтобы ваша система управления бизнесом стала некой «библией» для обеспечения операционного совершенства, которой каждый в вашем бизнесе может следовать и вносить свой вклад.

Другими словами, это должна быть система, с помощью которой вы гарантируете постоянную доставку качественных продуктов и услуг вашим клиентам. То есть, механизм управления и постоянного совершенствования основных процессов для достижения максимальной удовлетворенности клиентов наиболее эффективным способом.

Но правда в том, что как бы тщательно она ни создавалась, такая система не будет иметь никакой ценности для вашей компании, если только все в вашей компании ее не используют.

Почему большинство систем управления бизнесом терпят неудачу

Проблема в том, что системы управления бизнесом слишком часто оказываются ни особо доступными в пользовании, ни полезными для бизнеса в целом.

Многие BMS громоздки и перегружены. Они являются наглядными в том, как они работают, но, в то же время, их трудно изменить или обновить. Слишком часто они передают процесс и процедуры в плотном текстовом формате, который трудно соблюдать. Иногда для них даже требуется оптовая установка нового программного обеспечения в компании, что, впрочем, никогда не было быстрым решением. Действительно, по данным Forrester Research, в среднем по отрасли установка таких приложений составляет 14,5 месяцев, что является недопустимым временем ожидания для большинства стартапов и МСП.

В некоторых случаях установка BMS просто вносит новые и нежелательные уровни развития и бюрократии в растущую организацию.

Если система управления бизнесом слишком сложна и трудна в использовании, ваша команда неизбежно попытается найти способы избежать ее использования. И, конечно же, если процедуры не соблюдаются должным образом, существует больший риск возникновения ошибок, смещения сроков и того, что пострадает качество.

Все это, в свою очередь, увеличивает шансы несоблюдения нормативных требований и повышает риск того, что ваш бизнес провалит проверку качества. И если это произойдет, то нивелирует предмет внедрения решения, как такового, в первую очередь.

Почему графический подход предпочтительнее всего

Итак, разработать систему управления бизнесом, которая покорит сердца и умы всех в вашей организации. Как это может стать источником жизненной силы ваших операций?

Нет смысла тщательно документировать ваши бизнес-процессы, если созданные вами документы можно просто оставить, проигнорировать или забыть о них. Система, которую вы создаете, должна быть простой в использовании, и ваша команда должна пользоваться ею, чтобы были видны изменения.

Стоит даже пойти дальше и сказать, что эта система должна быть приятной в использовании, для того чтобы действительно стать «тем, каким образом делаются вещи», а не просто описанием того, как, по вашему мнению, все должно быть сделано.

Система управления бизнесом, которой ваша команда захочет пользоваться

Как отмечает специалист в области информатики Бен Шнайдерман в своих «Восьми золотых правилах дизайна»: «Картинка стоит тысячи слов. Интерфейс стоит тысячи изображений».

Графическая система управления бизнесом (также известная как gBMS) - это способ записи ваших общих бизнес-процессов в едином облегченном интерфейсе.

Это простая в установке управляемая процессами интрасеть, которая может находиться в самом сердце вашего бизнеса; серия интерактивных и динамических веб-страниц, которые могут детализировать всю вашу операционную структуру.

Неотъемлемой частью любой gBMS являются инструменты, которые она дает вам для документирования и отображения ваших бизнес-процессов. Таким образом, это поможет вам составить динамическую операционную библию, которая определяет, «каким образом вы делаете вещи», одновременно облегчая текущий анализ и оптимизацию всех задач, которые она описывает.

Отображение процессов должно быть в основе gBMS. И эта задача отображения ваших процессов, прежде всего, должна быть актом «визуализации», а не упражнением в «написании» документации.

«Визуализация дает вам ответы на вопросы, о наличии которых вы и не подозревали» - Бен Шнейдерман.

Визуализация задач с помощью диаграмм и рабочих процессов может помочь вам идентифицировать отдельные элементы процесса и понять, как шаги в задаче связаны друг с другом. Эти элементы можно использовать для сбора информации и данных о процессе, например, в качестве помощи при принятии решений или оптимизации производительности.

Визуализации дают реализацию абстрактным понятиям. Они делают идеи осязаемыми, чтобы люди могли быстрее их понять.

Вместо того, чтобы требовать от членов вашей команды читать инструкции по эксплуатации и подробные объяснения того, как работает ваш бизнес, диаграмма сможет помочь им увидеть процесс в целом.

Самое главное, что эти диаграммы могут помочь вам лучше идентифицировать все необходимые входные данные, зависимости и ожидаемые выходные данные процесса, а также будет легче увидеть, где что-то идет не так или может быть дополнительно оптимизировано. Если все сделано правильно, то карта бизнес-процессов может помочь вам увидеть и понять больше о вашем бизнесе с одного взгляда.

Они представляют собой мощный способ визуализации связей, зависимостей, брешей, рисков и возможностей, которые описывает ваша система качества. Это буквально наглядный способ увидеть, как задачи в бизнесе сочетаются друг с другом.

Но хорошая gBMS также должна, насколько это возможно, убирать любые лишние помехи вокруг описания процесса.

Графическая система управления бизнесом может создавать слои детализации, поэтому потоки процессов могут использоваться для быстрого понимания «высокого уровня» функции, а также позволяют углубиться в детали выполнения задачи.

В конце концов, отображение ваших процессов, графическое и пошаговое продвижение обеспечивает определенный уровень прозрачности в вашем бизнесе, который поможет вам достичь целей в области качества, а также значительно облегчит достижение соответствия нормативным требованиям.

Например, принципы управления качеством, регулирующие сертификацию ISO 9001, могут быть встроены в практику работы вашей компании с помощью такого рода инструментов.

«Мышление на основе риска» и gBMS

Графическая система управления бизнесом может помочь поддержать «основанный на риске подход» к качеству, который лежит в основе ISO 9001 и ISO 13485.

Фактически, так как сертификационные и регулирующие органы по всему миру (такие как ISO и FDA), смещают акцент с «проверки и контроля» на «проактивный подход» к управлению качеством, способность продемонстрировать вашу приверженность постоянному улучшению ваших процессов ещё никогда не была столь важной.

Графические представления вашей бизнес-структуры и процессов могут быть ключом к этой постоянной оптимизации. Они предлагают краткое представление о том, как вы работаете, сводя к минимуму вероятность ошибки при построении задач, а также помогая вам сосредоточиться на способах улучшения.

Внутри gBMS отношения между конкретными задачами, их зависимостями и выходами могут быть изложены довольно просто и графическим образом. Это может помочь вам оценить, где лежат самые большие риски и возможности для вашего бизнеса, и помочь вам разработать подходы к управлению ими.

Правильная система gBMS также может автоматически предлагать вам регулярно проверять процессы и процедуры, чтобы гарантировать, что они всегда обеспечивают тот уровень качества, который должны.

GBMS поможет вам:

  • Идентифицировать риск

  • Определите вероятность риска

  • Определите последствия риска

  • Определить уровень риска

  • Обеспечить снижение уровня риска (путем визуального представления более эффективных процессов)

  • Сделайть эти процессы легкодоступными для всей рабочей силы

  • Внедрить «основанное на риске мышление» в вашей организации.

Оригинал