Часто задаваемые вопросы при работе с Kanban

Проектный менеджмент как концепция может включать в себя все, что угодно, начиная с управления предприятием и заканчивая персональным списком задач, пишут Kanbantool.

Для любого вида деятельности идея проектного менеджмента в своей основе одна и та же. Меняется только масштаб.

Работая над программой Kanban Tool вот уже 10 лет и используя ее в качестве основного инструмента по осуществлению проектного менеджмента, создатели этой виртуальной доски пришли к пониманию, что руководство проектами должно осуществляться, прежде всего, через визуальное управление. Невозможно добиться полного представления о том или ином процессе до тех пор, пока он не получит визуальное воплощение.

Поэтому, проектный менеджмент в понимании разработчиков Kanban представляет собой способ визуальной организации некой последовательности шагов или некого набора действий, которые необходимо сделать для решения поставленной задачи.

С какими проблемами в сфере проектного менеджмента сталкиваются компании, и как им поможет Kanban?

Трудности с управлением ресурсами и распределением рабочих заданий.

При использовании Kanban: Задание распределяются между членами коллектива. Каждый из них получает свою степень рабочей нагрузки в соответствии с личными приоритетами или предпочтениями.

Отсутствие четкого понимания сферы ответственности каждого сотрудника.

При использовании Kanban: Все рабочие задания могут быть изучены, благодаря чему складывается представление о том, чем занимается каждый сотрудник.

Лишние организационные затраты и задержки в работе организации, вызванные частой сменяемостью кадров.

При использовании Kanban: При наличии под рукой визуальной записи всех процессов упрощается привлечение новых людей в команду и их последующее обучение на рабочем месте.

Cложность при оценке продуктивности всей команды и отдельных сотрудников.

При использовании Kanban: Как индивидуальные, так и командные достижения могут быть оценены через средства аналитики и метрики виртуальной доски Kanban Tool. Эта возможность характерна именно для виртуальных досок. Они выполняют все вычисления без вашего участия и, таким образом, освобождают от дополнительной работы.

Недостаточное понимание рабочего процесса компании.

При использовании Kanban: Благодаря визуальному представлению, каждый член команды понимает суть рабочего процесса компании. Также, складывается более четкое понимание задач каждого сотрудника.

Трудности с сосредоточением сотрудников на своей задаче в моменты, когда от них требуется интенсивная командная работа и быстрая реакция на изменения, то есть работа в режиме многозадачности, что в современном мире воспринимается как преимущество для сотрудника.

При использовании Kanban: Гораздо проще сосредоточиться на одной задаче, если применяется четкое ограничение на выполнение текущих задач. При использовании Kanban, многозадачность не будет считаться преимуществом. Она снижает общую продуктивность и качество работы, так как не позволяет полностью посвятить себя конкретной задаче. Кроме того, в современном мире пользование смартфонами и социальными сетями вносит беспорядок в рабочий процесс. Поэтому сотрудникам будет легче вернуться к своим обязанностям после того, как их что-то отвлекло, если у них под рукой есть возможность наглядного отслеживания рабочего процесса.

Какие самые распространенные ошибки делают менеджеры проектов?

Типичная ошибка – отслеживать каждый шаг работника, забирая у него ощущение контроля над своей деятельностью и свободу действий. Это снижает чувство ответственности за результат. Сотрудники начинают думать, что они не вносят значительного вклада в финальный продукт или услугу, которую предоставляет компания.

Как группы, так и отдельные служащие должны стремиться к самоорганизации, к планированию рабочего расписания, основываясь на конечной цели, а не на пошаговом плане работы. Личный контроль каждого шага работника отнимает много лишнего времени как у руководителя, так и у команды.

Что поможет достичь использование онлайн-инструмента / онлайн-приложения для управления проектами?

С его помощью можно увидеть, кто сейчас занят работой, а кто уже освободился и каков статус проектов и заданий. Такой инструмент позволяет экономить время благодаря тому, что распределение задач, а также комментирование и оценка результатов работы происходят в автоматическом режиме. Пользователи Kanban Tool обычно отмечают, что онлайн-приложение помогает сократить время, которое требуется для постоянного общения и встреч с коллегами. Большое число компаний, также, переходят к онлайн-управлению проектами, так как их команды состоят из сотрудников, работающих по всему миру, а это усложняет процессы коммуникации и получения обратной связи, без которых в современном мире не обойтись.

В чем заключается эффективность Kanban?

Если коротко – в простоте. Сотрудники могут сохранять все свои накопившиеся задания на онлайн-доске и сосредотачиваться лишь на одном из них. Благодаря этому они перестают все время думать, что что-то забыли или что не успевают выполнить работу в срок. Работнику всегда приятно поставить на задании отметку «Выполнено», а в конце дня или недели он будет видеть целый список выполненных заданий. Это очень простой способ визуального отображения результатов работы, что особенно важно, если трудовой процесс требует обработки и запоминания большого количества умственной информации, а также для личностных планов развития и других проектов, связанных с аналитической работой.

Люди, как правило, извлекают пользу, когда видят, что успели сделать за день, а не когда жалуются, что сидят по несколько часов, а количество заданий не убавляется, и задаются вопросом, «чем они занимались все это время?». Kanban отвечает на этот вопрос и дает чувство удовлетворения от проделанной работы.

В чем заключается универсальность Kanban?

Опять же, универсальность функционала Kanban была достигнута благодаря стремлению к простоте. Проектов, к которым нельзя применить Kanban, совсем немного, так как в большинстве компаний рабочий процесс поддается визуализации. Это облегчает ведение дел. В результате, любой насыщенный рабочий день становится четко организованным. Само наличие виртуальной доски, в которой все упорядочено и распланировано помогает сохранять контроль над ситуацией, а возможность видеть прогресс в решении дел избавляет руководителей проектов от лишнего волнения.

Какова роль визуального мышления при планировании?

«Изображение стоит тысячи слов» — вот причина успеха визуальной организации трудового процесса. Возможность разложить рабочий день на задания и мероприятия на виртуальной доске увеличивает эффективность труда по сравнению с ситуацией, когда все нужно держать в голове, а половина заданий будет, скорее всего, просто забыта по ходу дела.

Визуальное мышление – это то, чем все люди так или иначе занимаются, пусть даже бессознательно. Оно помогает структурировать дезорганизованные процессы в условия постоянного наличия отвлекающих факторов.

Можно ли сказать, что, в целом, существует тенденция перехода проектного менеджмента к методологии визуального мышления?

Совершенно верно. Kanban Tool стал общедоступным средством почти 10 лет назад. С тех пор интерес компаний к нему неуклонно растет. Малые, средние и крупные фирмы уже оценили эффективность визуального планирования и визуального менеджмента.

Это особенно заметно на примере небольших компаний, которые через некоторое время после начала использования Kanban заказывают в несколько раз больше копий программы для остальных сотрудников. Молва об эффективности метода распространяется. Соответственно, все больше людей хотят им воспользоваться.

Советы по увеличению производительности труда

1. Использовать Kanban Tool. Это поможет обеспечить командную работу, доступ к доскам отовсюду в любое время, удобство использования и широкие возможности персонализации.
2. Не работать в режиме многозадачности – в некоторых ситуациях это эффективно, но в большинстве случаев, скорее, мешает, нежели помогает.
3. Регулярно делать перерывы. Так работать будет легче, а результат будет эффективнее.
4. Выполнять самые тяжелые задания в начале дня. Лучше, чтобы с каждым часом работы день становился легче.
5. Свести к минимуму количество встреч. Всем будет от этого только лучше.
6. Поставить телефон на беззвучный режим во время работы.
7. Каждый день расставлять рабочие задания в порядке приоритета, чтобы их последовательность соответствовала текущим задачам сотрудника.