15 ошибок, которые следует избегать при управлении удаленной командой
Как пишет TNW, развитие современных технологий обусловливает повышение спроса на дистанционных сотрудников, которые будут работать удаленно, за пределами офиса. Некоторым из удаленных сотрудников для более эффективного распределения времени между работой и личной жизнью удобно работать часть рабочей недели дистанционно. Другие, обладая уникальными профессиональными навыками и проживая за рубежом, могут предложить свои услуги бизнесу, которому требуются удаленные сотрудники именно такой квалификации. Некоторые компании могут нанять талантливых сотрудников для удаленной работы в таких сферах как создание специфичного языка программирования или разработка графических дизайнов.
Вместе с тем, следует учесть, что менеджмент полностью дистанционной командой потребует несколько иных управленческих навыков, поскольку у вас не будет возможности пройтись по рабочим кабинетам для проверки того, чем занимаются ваши сотрудники, и вы не сможете обеспечить координацию вашего рабочего времени с рабочим временем удаленных работников. А ведь для бизнеса критически важно обеспечить адекватную коммуникацию между лидером команды и ее членами, что позволит избежать непродуктивных затрат времени и не совершить 15 ошибок при удаленном управлении командой.
1. Разработать процедуры набора и введения в должность
Процесс оформления и найма новых виртуальных сотрудников является достаточно сложным, но чрезвычайно важным как для мягкого вхождения новичков в команду, так и для формирования позитивной бизнес-культуры всей компании. В этом отношении целесообразно проводить для введенных в должность сотрудников онлайн-презентации и тренинги с интерактивным контентом и организовать конференц-связь по Skype с тем, чтобы ваша виртуальная команда увидела, услышала и познакомилась со своими новыми коллегами в режиме реального времени.
2. Оказать содействие удаленным сотрудникам в разработке обычного бизнес-процесса
Многие предприниматели думают и ожидают, что удаленные сотрудники смогут отлично спланировать свое рабочее время. В реальности же, большинству из виртуальных работников требуется помощь в разработке их рабочего режима. Именно поэтому вам необходимо подготовить структуру бизнес-процесса и четко определить цели и методы проверки достижения поставленных целей. Недостаток частой коммуникации между удаленным работником и лидером команды в условиях отсутствия разработанного бизнес-процесса вызывает разочарование обеих сторон.
3. Помните о различиях в часовых поясах
Если ваши удаленные сотрудники работают в различных частях страны, или вы сами находитесь далеко от команды, вам необходимо помнить о различиях во временных поясах. Нахождение в разных поясах влияет на сроки выполнения поставленных вами задач и на проведение различных офисных мероприятий, например, организация конференц-связи. Планируйте проведение таких мероприятий в удобное для всех удаленных сотрудников время.
4. Учитывайте налоговое законодательство
Когда вы формируете команду удаленных работников в США, вам следует учесть нюансы налогового законодательства различных штатов. Если члены вашей команды будут считаться работниками, ряд штатов потребует от вас представить отчет и уплатить дополнительный корпоративный налог на прибыль в этих штатах. Если вы продаете продукт, вам необходимо собрать и уплатить налог на продажи в каждом штате, в котором работает ваш удаленный сотрудник.
5. Акцентируйте внимание на важном
Ваша главная задача как лидера команды – это достижение поставленных целей и задач. Использование онлайн инструментов для валидации и одобрения работы виртуальных сотрудников быстро формирует продуктивные рабочие отношения. Неважно, где ваши удаленные работники работают, а важно, чтобы их работа отвечала стандартам продуктивности вашей компании.
6. Не практикуйте микро-менеджмент
Когда у вас сформирована удаленная команда, то желание контролировать процесс выполнения ее членами ежедневных рутинных задач является естественным для лидера команды. Но постоянная проверка и запросы могут быть контрпродуктивными. Создайте систему, которая позволит осуществлять ежедневный или еженедельный контроль, но не нарушит бизнес-процессы.
7. Обеспечьте информированность удаленных работников о ежедневной деятельности компании и о рабочих дискуссиях внутри компании
Удаленные работники являются частью компании, как и ее штатные сотрудники. Лидерам команд следует предпринять необходимые усилия для обеспечения информированности удаленных сотрудников о жизни компании и происходящих в ней событиях.
8. Не слишком полагайтесь на электронные сообщения
При удаленном менеджменте важно осуществлять контроль над работой вашей команды, и это лучше делать по телефонам или через видео-чат. Общение посредством электронной почты может быть эффективным, но затруднит проведение открытой дискуссии. Общение по телефону позволит проводить открытое обсуждение происходящих в удаленной команде событий и возникающих проблем.
9. Регулярно осуществляйте видеозвонки
Осуществление видеозвонков позволит вам узнать больше о вашей виртуальной команде, о том, что думают удаленные сотрудники о вас и о ваших идеях, а также поможет в решении проблем, с которыми сталкиваются дистанционные работники. Для видеозвонков можно использовать такие бесплатные инструменты как Skype и Google Hangout.
10. Проводите еженедельные совещания
Еженедельное совещание с участием всего персонала удаленной команды, члены которой могут быть разбросаны по всему миру, поможет всей команде придерживаться единого установленного курса. Совещания повышают чувство ответственности удаленных сотрудников. При этом каждый работник будет знать, за что он отвечает и что необходимо сделать для достижения поставленных целей.
11. Обеспечьте успешное сотрудничество в мультикультурной среде
Повышение скорости интернета и появление недорогих инструментов сотрудничества означает, что у вас появилась возможность найма удаленных работников из любой точки мира. Но технически легкая возможность найма не так легко транслируется в успешную работу в мультикультурной среде. Если вы потратите время для понимания правильных и специфичных методов использования в виртуальной команде талантливых специалистов со всего мира и не ожидаете обычного хода деятельности, то ваша компания только выиграет.
12. Обратите внимание на сотрудников, которые хотели, чтобы система работала на них
Редко, но бывают случаи, когда удаленный сотрудник занимается аутсорсингом, что может привести к низкому качеству представленной им работы, путанице в командной работе и замедлению выполнения всего проекта. Хотя такие случаи и являются редкими, но требуют немедленного пресечения.
13. Предлагайте возможности для профессионального роста
Даже удаленные сотрудники хотели бы карьерного роста, и если у вас нет ясного плана профессионального роста членов вашей команды, дистанционные работники будут разочарованы и захотят поменять место работы.
14.Избегайте чрезмерно неформальных отношений
Ваша виртуальная команда сформирована для работы, и ее члены ждут ваших указаний. Ваша задача как лидера команды разработать формальное соглашение, определить права и обязанности сотрудников и описать ваши ожидания от их работы. Если все перечисленное будет сделано неформально, то удаленные сотрудники могут быть разочарованы постоянными изменениями и невозможностью узнать, что они должны делать.
15. Следует признать, что удаленная работа не для всех
Удаленная работа предназначена не для всех. Это работа предполагает широкие возможности для отвлечения, и ваши коллеги должны быть высококлассными коммуникаторами, чтобы стать успешными дистанционными сотрудниками. Самая легкая ошибка в управлении удаленной командой – это не следовать четко определенным и взаимно согласованным ежедневным целям.