12 шаговое руководство по лучшим практикам внедрения RPA

Реализация RPA довольно проста, если у вас есть четкий и подробный план действий.

Как вы видите выше, большинство развертываний RPA занимает менее 2 месяцев. Это включает время, необходимое для настройки, тестирования и запуска RPA-ботов в производство.

Ниже приводится подробный план внедрения RPA.

Выберите эффективные, но простые в автоматизации процессы

1 — Чтобы максимально повысить эффективность работы RPA, определите процессы, которые принесут наибольшую выгоду при автоматизации. Эти процессы, как правило, бывают

• Влияние как затрат, так и доходов: Наиболее эффективные процессы являются дорогостоящими и касаются клиентов. Например, предложение цены на наличные может быть дорогостоящим, если правила ценообразования не ясны. Скорость и эффективность процесса котировки на наличные могут определенно сделать или прервать продажу. Такие процессы являются хорошими кандидатами на РПА, если они могут быть автоматизированы.

• Большой объем: Одним из ключевых преимуществ РПА является сокращение человеческих усилий. Сначала следует начать автоматизацию процессов с наибольшим объемом.

• Отказоустойчивость: Если процесс не может обработать какие-либо ошибки, то его автоматизация либо должна быть деприоритизирована, либо должен быть процесс контроля качества для обеспечения того, чтобы ошибки автоматизации были обнаружены. Боты RPA полагаются на пользовательский интерфейс (UI) для выполнения своих задач. Они могут содержать ошибки из-за изменений пользовательского интерфейса или изменений процесса. Например, имеет смысл автоматизировать процесс инвойса на оплату для большинства компаний. Однако платежи, превышающие определенную стоимость, должны быть одобрены людьми.

• Вероятность ошибок: Чем больше ошибок в процессе вручную, тем больше преимуществ ваша компания может получить, автоматизируя такой процесс. Ошибки, допущенные вручную, могут привести к существенным проблемам с клиентами или к проблемам с нормативными требованиями, особенно при работе с клиентами.

• Чувствительность к скорости: Любые процессы, которые могут задержать предоставление услуг клиентам, являются хорошими кандидатами на автоматизацию, так как автоматизация может сделать процессы мгновенными.

• Потребность в нерегулярной рабочей силе: Поскольку поиск временной рабочей силы затруднен, процессы с нерегулярной рабочей силой требуют, чтобы компании привлекались к пиковому спросу, который является неэффективным. Боты RPA могут увеличивать или сокращать масштабы деятельности, легко управляя пиковым спросом.

2 — Выберите процессы, которые можно легко автоматизировать с помощью RPA. Такие процессы, как правило, бывают

• На основе правил: Идеальные процессы могут быть описаны по конкретным правилам. Боты РПА должны быть запрограммированы и если правила процесса не могут быть запрограммированы, то этот процесс не является серьезным кандидатом в РПА. AI может быть обучен сложным правилам и даже выявлять правила, которые не являются очевидными для операторов. Однако автоматизация таких процессов требует тщательного наблюдения за результатами РПА, поскольку могут быть случаи, когда МА неправильно определяет правила.

• За некоторыми исключениями: Это аналогично вышеперечисленным критериям «на основе правил». Однако, некоторые процессы имеют так много недокументированных правил, что даже если они основаны на правилах, то для определения всех правил требуется много времени через интервью с экспертами домена. Такие процессы не являются подходящими кандидатами на автоматизацию.

• Для конкретной компании: Является ли этот процесс тем же, что и во всех компаниях, или он уникален для вашей компании? Например, аудит расходов осуществляется аналогичным образом в большинстве компаний аналогичного размера. Создание системы RPA для аудита расходов было бы более дорогостоящим и менее эффективным, чем использование решения, построенного для такого процесса.

• Зрелые: Автоматизация процесса, который меняется каждый день, — это бесполезная трата времени, потому что разработчики потратят много времени на обслуживание. Стабильные процессы являются хорошими кандидатами на автоматизацию.

• Не в плане выпуска новых систем: Замена устаревших систем может автоматизировать процессы еще более эффективно, чем RPA. Роботы RPA должны опираться на зачистку экрана и могут привести к ошибкам. Кроме того, установка двух методов автоматизации процесса не имеет смысла.

Наконец, даже если процесс не является хорошим кандидатом на автоматизацию в целом, он может быть разбит на автоматизированные подпроцессы, приносящие большие преимущества при автоматизации.

Вместо 2-этапного процесса для определения правильного процесса можно также использовать подход WorkFusion. Их подход предполагает несколько более шагов, чем наш. Оба подхода направлены на выявление определение приоритетов процессов автоматизации.

Одно из главных различий между двумя подходами заключается в том, что рекомендуется разрабатывать улучшения процесса после того, как вы получите согласование управления с каким процессом для работы. Поскольку процесс совершенствования требует много времени, это имеет смысл только тогда, когда вся организация находится на одной странице.

Убедите организацию

Даже в области автоматизации, это действительно касается людей.

3 — Получите входной минимум для управления

Хотя мантра «быстро двигайтесь и ломайте вещи» звучит по всему предприятию, покупка в управлении по-прежнему является вещью, если вы работаете в крупной компании. Зная процесс автоматизации и возможные преимущества от автоматизации, вы можете создать убедительный пример для руководства компании. Ключевые слова: RPA, AI и Return on Investment (ROI). Первые 2 темы, которые руководители считают вынужденными инвестировать в эти дни. Что касается окупаемости инвестиций, то руководитель должен знать об окупаемости инвестиций.

4 — Приобретите команду

Вы автоматизируете процесс внутри компании или внешний процесс? Если это процесс аутсорсинга, то вы по существу только приносите экономию, и команда, управляющая процессом аутсорсинга, вероятно, будет рада управлять автоматизированным процессом. Однако это совершенно другая ситуация с собственной командой. Никто не хочет просыпаться один день и обнаружить, что их работа является избыточной. Необходимо провести открытую и честную беседу с командой о том, какую автоматизацию принесет. Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.

• Убедить команду в необходимости перемен. Это легко сказать и трудно сделать. Если у вас нет сильной поддержки управления, то убедить команды в необходимости автоматизации может оказаться невозможным.

• Создайте новую, более компактную команду

• Сформулируйте этапы после автоматизации, например, как избыточные члены команды смогут повысить квалификацию, и к каким командам они могут присоединиться.

5 — Разберитесь в процессе

• IT-технология является наиболее важным участником, так как IT-отдел должен утверждать крупные закупки технологий с технической точки зрения. Есть ли у вас важные вопросы, которые необходимо задать?

• Покупали ли мы ранее какие-либо технологии RPA? Список для проверки можно найти в нашем списке компаний RPA. Если были предыдущие проекты RPA, то лучше узнать, кто был поставщиком, результаты внедрения RPA и узнать о предыдущем опыте.

• Каковы основные планируемые изменения в стеке технологий? Например, если организация будет работать с Citrix в следующем году, лучше всего завершить процедуру подтверждения концепции RPA (PoC) на Citrix.

• Центр передовых технологий RPA: Большинство крупных организаций создают центры передового опыта для РПА. КЕС должен быть вовлечен в проекты РПА.

• Данные / аналитика: Боты оставляют следы для каждого действия, которое они завершат. Работа с блоком данных/аналитики для обеспечения того, чтобы боты создавали ценные и простые в использовании данные, может спасти команды RPA от множества проблем в дороге.

• HR: Если RPA будет играть важную роль в вашей организации, важно обучить персонал RPA. Это позволяет сотрудникам компании иметь возможность поддерживать существующие программы РПА и внедрять новые программы.

6 — Улучшите процесс

Процессы развиваются из-за регулятивного давления и рыночного давления. Хотя иногда они улучшаются при использовании экономичных или 6 сигма-проектов, они немногочисленны и дорогостоящи. Поэтому большинство процессов имеют значительный потенциал для улучшения. Просто подумайте об использовании факсимильных аппаратов в системе здравоохранения США. Многочисленные СМИ, включая Vox, сообщают о том, как система здравоохранения США опирается на больницы, которые обмениваются записями с факсами или документами, доставленными вручную, поскольку цифровые записи в области здравоохранения не были построены в совместимом порядке в разных учреждениях. Поэтому перед тем, как приступить к реализации программы РПА, стоит искать улучшения в этом процессе по мере возможности

• Упростить процесс

• Сделать его более понятным, таким образом, сократив необходимые усилия по программированию и аудиту

• Повысить качество обслуживания клиентов

Реализация решения

7 — Выберите своих партнеров

Поскольку RPA — это развивающаяся область с новыми решениями, такими как отсутствие кода RPA, полезно потратить немного времени на изучение последнего списка вещей, на которые нужно обратить внимание при покупке решения RPA.

Короче говоря, вам нужно выбрать поставщика технологий RPA. Если ваша компания не имеет достаточного количества персонала, вы можете обратиться в консультационную компанию или к поставщику услуг аутсорсинга бизнес-процессов, чтобы помочь вашей компании автоматизировать ее процесс.

8 — Разрабатывайте свое решение

На начальном этапе необходимо подготовить подробную карту процесса, в которой будет определена, какие части процесса будут автоматизированы. Вот пример из WorkFusion: Вклад экспертов из вашей организации по тематике имеет решающее значение при подготовке карты процесса. При подготовке карты процесса важно участие экспертов по предметам из вашей организации. Это особенно актуально, если процесс не задокументирован должным образом. В нашем опыте работы с крупными компаниями большинство процессов плохо документированы.

После уточнения роли роботов РПА в процессе можно запрограммировать боты РПА. При разработке решения необходимо тщательно взвешивать такие компромиссы, как более быстрое развертывание по сравнению с большей гибкостью. Следуя хорошо отлаженным процессам разработки и обеспечения качества программного обеспечения, бизнес-группы и технические группы будут согласовываться и развиваться.

Недавняя разработка — запуск маркетинговых центров RPA, которые предоставляют многоразовые плагины/боты для содействия развитию RPA. Группе по внедрению рекомендуется ознакомиться с рынком платформы RPA, чтобы найти легкодоступный код и не изобретать колесо заново. Более подробную информацию можно найти в наших руководствах по торговым маркам RPA и многоразовым ботам RPA.

9 — Проверьте свое решение

Важность испытаний нельзя переоценить. Мы объяснили 3 различных типа РПА. Например, в автоматизации посещения, небольшие различия в системах пользователей, таких как некоторые пользователи, использующие MacBook или даже различные разрешения экрана, могут привести к неожиданным ошибкам. Все основные сценарии должны быть тщательно протестированы перед пилотом. Использование исторических данных позволяет проводить более реалистичные тесты

10 — Запуск пилотного проекта

• Установите целевые показатели для пилотного проекта: Это может быть точность (например, доля успешно обработанных счетов) или автоматизация (например, случаи, завершенные без вмешательства человека).

• Запустите пилотный проект: Каждый день команда, отвечающая за процесс, проверяет случайный выбор вывода bot.

• Оценка результатов пилотного проекта: Проведение детальной оценки с учетом редких случаев и сложных факторов. Завершение пилотного проекта только после выполнения ранее согласованных целевых показателей.

11 — Перейти в реальное время

• Разработайте управление новым, управляемым ботом процессом при поддержке текущей команды. Например, установить механизм обслуживания для поддержания работы ботов по мере изменения процесса.

• Уточните роли и обязанности

• Создание резервного плана: План возврата будет полезен, если решение RPA требует доработки после развертывания. Несмотря на то, что такой план не был бы использован в течение большей части времени, его вполне целесообразно подготовить в случае необходимости возврата средств.

• Будьте в прямом эфире: Общайтесь с новыми участниками и переходите в прямой эфир!

• Жить: общаться новый процесс для всех заинтересованных сторон и перейти жить!

• Анализ результатов: Учет экономии и анализ результатов для информирования о будущих проектах РПА

12 — Техническое обслуживание установки RPA

В соответствии с изменениями на рынке и в регулировании, вам нужно будет изменить ваши процессы. Создание квалифицированного персонала, отвечающего за установку, имеет решающее значение для будущего успеха установки RPA.

Теперь, когда вы готовы к внедрению решений RPA, вы можете обратиться к нам с просьбой о том, чтобы у вас были соответствующие поставщики для определения размера и отрасли вашей компании, чтобы вы могли действовать эффективно.

Оригинал